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会计连“私车公用”都不会处理?8月起,就按这个来!


就在刚刚,增值税发票综合服务平台又升级了!令人惊喜的是,本次升级增加了对"增值税电子专用发票”相关业务功能的支持。

老板将车停在公司,说:“以后出门办公事,可以用我的车。”大家工作是方便了不少,却产生了很多新问题:公司没有公务用车,产生的费用怎么入账?油钱又怎么算?……

哎,有个任性的老板,可苦了会计。

这个问题不少小伙伴问。特别是很多国企用车改革后,基本只保留了几辆供接待客人用的车,其他的员工办事基本没有公车使用,那这种问题就越发凸显了。

今天为大家详细讲解一下私车公用问题。


签订私车公用协议


第一种报销办法:签订私车公用协议,然后据实报销与车辆日常消耗的费用。
这是税务局给出的标准答案哟。

具体协议怎么签?
这个没有统一的格式,无非就是规定好租赁期间,费用以及相关的权利义务。注意,不是你签订了协议就可以肆意妄为的报销费用了,合理性也很重要,什么是合理性?根据公司规模,车辆的正常行驶油耗一个月能用多少费用,这个就是合理性。
这种处理方式的优点:
税务风险比较小,目前很多税务局对私车公用的解答都是要求签订私车公用协议,然后据实报销与车辆日常消耗相关的费用。
这种处理方式的缺点:
大企业,每个人都涉及到用自己车出门办事,可能涉及几百号人都有,这种就有点不符合实际业务,有点为难会计了,一个车去签订个合同,还要让员工去开发票,还涉及企业代扣代缴个人租赁业务所得税,实操确实很有困难。

据实报销


再来看私车公用的其他处理方式,很多单位不想把这个当成一个人人都按标准享有的补贴来发,他们觉得,我员工自己开车为公司办事,事项合情合理,发生的费用就应该据实报销。

怎么做?

我们可以单独制定一个私车公用报销制度,也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的相应规定。

报销流程具体什么样?单据具体怎么做?

包括出差前提出出车申请单「出差时间、出差地点、出差事由等」,出差完成后的出差总结报告,出差人员需要提供的报销表格式「包括实际出差天数、发生的实际费用、里程数等」制度建立好后,就按照制度执行,报销后直接可计入差旅费。

这种处理方式的优点:

完全可以兼顾公平,哪个人用车多少就报销多少,清晰明了。

这种处理方式的缺点:

相对复杂,实报实销最麻烦的就是证明业务真实,因为私车公用的费用很容易和个人消费混为一谈,有没有相对固定的制度,票据是否真实有效,这些做不到位都可能导致税务风险,包括所得税不能税前扣除,个人所得税未代扣代缴等。

能否税前扣除


对于税前扣除问题,不止我们在纠结,各个省也纠结,有的省说“Yes”,有的省说“No”。
做法一:可以在税前扣除
《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》(河北省地方税务局公告2014年第4号)规定,企业因业务需要,可以租用租车公司或个人的车辆,但必须签订6个月以上的租赁协议,租赁协议中规定的汽油费、修车费和过路过桥费等支出允许在税前扣除。
《江苏省地方税务局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法〉的公告》(苏地税规[2011] 13号)第二十四条规定,企业员工将私人车辆提供给企业使用,企业应按照独立交易原则支付租赁费,以发票作为税前扣除凭证。应由个人承担的车辆购置税、车辆保险费等不得在税前扣除。
做法二:不能在税前扣除
《青岛市地方税务局关于印发<2009年度企业所得税业务问题解答〉的通知》 (青地税函[2010] 2号)规定, 企业在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的,而非企业投资者发生的,因此私车公用发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。
总的来说:
根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。私车公用发生的费用,只要与企业生产经营具有相关性、合理性、真实性、准确性,可以在企业所得税前列支。但不能随便扣除,涉税风险较大。
综合来说,如果企业和个人有针对车辆使用签订租赁协议,并且协议中明确规定:企业承担车辆产生的相关费用。那么,这些费用就可以认定为与取得收入有关的支出。如果这些费用都有正规的发票,就可以在企业所得税税前扣除。如果没有签订协议,那就不行了。
最后,私车公用的三个提醒:
1、要签订协议:
公司与私车员工签订用车书面协议,约定明确车辆的使用情况及费用分摊方式。
2、要建立制度:
公司必须建立公务用车制度,做好车辆使用记录,分清个人消费和企业费用,员工应向公司提供汽车租赁发票。
3、要规范核算:
对于私车公用费用税前扣除范围,企业应规范财务核算,相关费用不能相互混淆,不得将应由员工个人承担的费用改由公司承担,并在税前扣除。
本文来源:财务经理人、会计研究所、二哥税税念等

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